(Ambtelijk) Projectsecretaris

De afdelingssecretaris is de rechterhand van de afdelingsmanager Realisatie Landelijk (REAL) van het Rijksvastgoedbedrijf. De afdeling Realisatie Landelijk leidt landelijke en complexe programma’s op het gebied van onder andere duurzaamheid, de buitenruimte van ons vastgoed, brandveiligheid en het onderhoud van pachtboerderijen. Verder houdt deze afdeling zich bezig met het beheer van landelijke contracten. Vanaf 1 september is de afdelingsmanager van de afdeling REAL waardestroommanager projecten. Dat wil zeggen dat deze manager afdelingsoverstijgend zich gaat bezighouden met verbetering en het efficiënter maken van het proces van het beheer van onze vastgoedportefeuille. Een andere belangrijk speerpunt voor de afdelingsmanager zijn de geïntegreerde contracten, een werkwijze die zich onder andere richt op het bundelen van contracten op het gebied van beheer en onderhoud voor een pand of complex gedurende een langere termijn.

Vanwege de groei van het aantal programma’s is de huidige indeling van deze afdeling gedateerd. De afdeling werkt aan de uitvoering van breed gedragen plannen voor een toekomstbestendige afdelingsstructuur.

De afdelings- en projectsecretaris op wo-niveau voert zijn of haar werkzaamheden uit voor de afdeling Realisatie Landelijk maar valt hiërarchisch onder het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Uitvoeringsstrategie en is daarmee automatisch onderdeel van deze afdeling. Binnen deze afdeling zijn de ondersteunende functies ondergebracht.

• Inhoudelijk ondersteunen, coördineren en adviseren over alle acties in het kader van de pilots Geïntegreerde Contracten en bijbehorende vervolgstappen op strategisch en tactisch niveau.
• Inhoudelijk ondersteunen, coördineren en adviseren over alle acties in het kader van de waardestroom Projecten op strategisch en tactisch niveau.
• Inhoudelijk voorbereiden, adviseren en afhandeling van tweewekelijks MT afdeling REAL.
• Het actueel houden en bewaking en coördinatie van de voortgang van Obeya voor de afdeling REAL. Het betreft een visueel overzicht met daarin de speerpunten, doelstellingen en acties van onze directie, waaronder de afdeling REAL.
• Verbetering van de kwaliteit en consistentie van de verschillende managementrapportages en het bewaken van de voortgang.
• Overige klussen ter (inhoudelijke) ondersteuning van de afdelingsmanager onder andere op het gebied van de organisatieontwikkeling van deze afdeling.

Eisen:

• De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een afgeronde WO opleiding op het gebied van bestuurskunde, rechten, organisatiewetenschappen of vergelijkbaar.
• De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar ervaring als adviseur of (ambtelijk) secretaris.
• De aangeboden kandidaat verklaart dat hij/zij beschikbaar is conform het opdrachtprofiel (uren en opdrachtperiode inclusief eventuele verlengingen).
• Benoem duidelijk in het CV bij de opleiding en werkervaringen aan welke eis (onder vermelding van het nummer van deze eis) hiermee wordt voldaan.
• De aangeboden kandidaat dient te beschikken over voor de uitvoering van de opdracht geschikte elektronische hulpmiddelen. De elektronische hulpmiddelen worden niet door het Rijksvastgoedbedrijf ter beschikking gesteld. Onder elektronische hulpmiddelen vallen mobiele telefoon, computer, laptop en/of tablet.
• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met de verplichte documenten genoemd onder de toelichting. Daarnaast dienen de genoemde documenten voor aanvang (en/of zo spoedig mogelijk) geüpload te worden in het digitale (leveranciers)dossier.
• Wij verzoeken u graag te vermelden op welke basis u deze opdracht aanneemt

Wensen:

• De mate van ervaring als adviseur of (ambtelijk) secretaris.

Aspecten:

1. Ervaring met het opstellen van stukken.
2. Ervaring met het coördineren van verschillende informatiestromen.
3. Mate van ervaring met het onderscheiden van hoofd- en bijzaken
4. Mate van ervaring met structuur aanbrengen in processen om te komen tot een concreet eindproduct.
5. Ervaring met het schakelen tussen de verschillende (management)functies/abstractieniveaus binnen de ambtelijke organisatie

• De mate van ervaring met procesoptimalisatie binnen de ambtelijke organisatie.

Aspecten:

1. Kennis van Lean, aantoonbaar door (bijvoorbeeld) een Lean (Six Sigma) Green belt.
2. Ervaring met het verbeteren van de kwaliteit en consistentie van (management)rapportages en het bewaken van de voortgang.

• De mate van ervaring met (vastgoed)processen

Aspecten:

1. Mate van ervaring met inhoudelijk ondersteunen, coördineren en adviseren binnen verschillende (vastgoed)processen.
2. Mate van ervaring met procesmatig werken binnen de ambtelijke organisatie.

Duur opdracht: 12 maanden
Start opdracht: z.s.m.
Locatie opdracht: Den Haag en Utrecht
Aantal uur: 32-36 uur

Heb jij vragen of behoefte aan nadere informatie? Neem dan contact op met onze recruiters via het volgende emailadres: recruitment@ra-quel.nl.
Direct solliciteren? Klik dan op de solliciteer-knop.
Solliciteer voor 28 november!