Ra'Quel

Teamleider Documentaire Informatievoorziening

Meer details
Match criteria
Regio
  • Gelderland
RAK01479

Opdracht

Het team DIV (Documentaire Informatie Voorziening) binnen deze organisatie valt binnen de afdeling Facilitaire Services. DIV zorgt (mede) voor:

  • de instandhouding van de informatiehuishouding van het Kadaster door adequaat informatie- en archiefbeheer;
  • het ontwerp (inrichting), de implementatie en het beheer van het Documentmanagement Systeem.

De kerntaken van het team zijn:

  • Het centrale punt waar fysieke en digitale documenten worden ontvangen, gedistribueerd en gearchiveerd.
  • Het aangeven van meta data voor dossiervorming en archiefvorming.
  • duurzaam inrichten en beheren van semi statische archieven, analoog en digitaal (beheerfunctie) en de bibliotheek.
  • uitvoering en coördinatie van documentaire informatievoorziening in wettelijk kader.

De traditionele postregistratie neemt af. We werken steeds meer digitaal (bestanden en data). De rol van Documentaire informatievoorziening verandert. Dit geeft een veranderende positie en inrichting van DIV en vraagt om:

  • een nieuwe faciliterende en adviserende rol voor de DIV-er;
  • andere vaardigheden en kennis;
  • een andere samenwerking.

Functiebeschrijving

Jij gaat leiding geven aan het DIV team en het ontwikkelen van een visie op DIV en het adviseren van de facilitaire organisatie bij het duurzaam inrichten en uitvoeren van documentair informatiemanagement en het beheren (van semi statische) archieven als kritische bedrijfsprocessen. Onderdeel hiervan is het onderzoeken of en waar er aansluiting gevonden kan worden met de andere afdelingen die ook archieven en bibliotheek beheren binnen de organisatie.
Je draagt bij aan het realiseren van de veranderopgave van DIV en haar veranderdoelen, het stroomlijnen van informatiemanagement in de dynamische fase (aan de voorkant komen) en de implementatie van DMS

Jouw opdracht luidt:

  • Leidinggeven aan en vraagbaak zijn voor het team van DIV medewerkers (5 medewerkers) en de medewerker Proces- en Productbeheer (1 medewerker).
  • Deelname aan projecten met betrekking tot inrichting informatiebeheer en implementatie van tijdelijke archiefoplossing en inrichting van nieuw DMS systeem
  • Uitwerken van een visie op DIV binnen de organisatie:
  1. Hoe ziet de DIV functie er in de toekomst uit (taken/rollen)
  2. Wat betekent dit voor de competenties
  3. Welke uitdaging kent de ontwikkeling naar de toekomstige situatie.
  4. Hoe en waar aansluiting gevonden kan worden met andere afdelingen die archieven en bibliotheek beheren

Jouw verantwoordelijkheden zijn:

  • Leiding geven aan en vraagbaak zijn voor het DIV team;
  • Deelname aan projecten met betrekking tot inrichting informatiebeheer en implementatie van tijdelijke archiefoplossing en inrichting van nieuw DMS systeem;
  • Het ontwikkelen van een visie op DIV;
  • Het adviseren van de facilitaire organisatie bij het duurzaam inrichten en uitvoeren van documentair informatiemanagement;
  • Het beheren (van semi statische) archieven en de bibliotheek.
  • Als teamleider geef je inhoudelijke sturing aan het Team Documentaire Informatievoorziening (DIV). Je handelt ook vanuit DIV-belang, draagt dit uit en weet dit te vertalen naar de DIV.
  • Het coachen en begeleiden van medewerkers DIV en hun professionele ontwikkeling. (Je wordt daarbij ondersteund door een gespecialiseerd medewerker die zorgdraagt voor de processen. (medewerker PPB)).
  • Je voert gesprekken met de medewerkers van DIV en je implementeert de veranderdoelen in het kader van de uniformering en standaardisering van werkwijzen.

Wat zien wij terug in jouw profiel:

Eisen:

  • Je bent inzetbaar vanaf 15 maart 2021 of zo spoedig mogelijk tot en met 1 juli 2021 voor 32 uur per week.
  • Minimaal een relevante afgeronde Hbo-opleiding op gebied van documentaire informatievoorziening / informatiebeheer;
  • Taalniveau Nederlands minimaal B2;
  • In de afgelopen 5 jaar heb je minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol als teamleider/projectleider;
  • Minimaal 5 jaar kennis en ervaring opgedaan, binnen het DIV domein, en kunnen overbrengen waar DIV voor staat;
  • Ervaring met projectmanagement op gebied van documentaire informatievoorziening/informatiebeheer;
  • Aantoonbare ervaring met het zelf opstellen van een visieplan op gebied van DIV/informatiebeheer;
  • Ontwikkelgesprekken met medewerkers voeren en kan dit middels een onderbouwing aantonen hoe je dit aanpakt als het gaat om een verandering van een functie/rol van medewerkers;
  • Aantoonbare ervaring met succesvol samenwerken in multidisciplinaire teams en omgevingen, met een politiek/bestuurlijk karakter;

Competenties:

  • Resultaatgericht;
  • Helicopterview;
  • Advies- en projectvaardigheid;
  • Overtuigingskracht;
  • Communicatief zowel schriftelijk als mondeling sterk;
  • Kwaliteitsgericht;
  • Proactief en initiatiefrijk.

Wij bieden

Duur opdracht: tot 1 juli 2021 en evt. verlenging
Start opdracht: 15 maart
Locatie opdracht: Gelderland
Aantal uur: 32 uur per week

Contact

Heb jij inhoudelijke vragen over de baan? Neem dan contact op met Vincent van Dijk op telefoonnummer 06-13131073 of mail vincentvandijk@ra-quel.nl.
Solliciteer voor 7 maart! Klik op de solliciteer-knop.

Locatie

Provincie Gelderland

Publish date

25.02.2021

Contactpersoon

Vincent van Dijk

Job Search Agent
Maak een Job Search Agent en ontvang nieuwe vacatures per e-mail.
RA'Quel gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.